febianno: Materi Pelatihan Pimpinan Sidang

Dapatkan file yang berbentuk office silahkan klik linknya untuk download : Klik Disini

Pelatihan Pimpinan Sidang (PPS)

Disampaikan Dalam Acara Pelatihan Pimpinan Sidang Pra MUSYANG IKARUS XIII.

Apa yang dimaksud sidang?

Sidang adalah media komunikasi yang berupa pertemuan para anggota dilingkungan organisasi yang bersifat tatap muka untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama serta merupakan alat untuk mengambil keputusan atau memperoleh suatu kesepakatan untuk mufakat.

Macam-macam Persidangan

Menurut Tujuan: a. Rapat Penjelasan b. Solving Problem c. Rapat Perundingan (untuk menghindari suatu perselisihan atau untuk mencari jalan tengah)

Menurut Sifatnya: a. Rapat Formal ( dengan perencanaan, menurut ketentuan berlaku, pesertanya diundang resmi) b. Rapat Informal ( waktunya tergantung dengan kondisi, kapan saja dan dimana saja) c. Rapat Terbuka untuk umum (dapat dihadiri semua anggota dan tidak bukan rahasia) d. Rapat tertutup.

Menurut Jangka Waktu: a. Rapat Mingguan b. Rapat Bulanan c. Rapat Tahunan

Menurut Frekuensi: a. Rapat Rutin (sudah ditentukan waktunya) b. Rapat Instidental ( tidak berdasarkan jadwal, tergatung problem yang dihadapi)

Menurut Peserta: a. Rapat Pleno/Rapat Paripurna b. Rapat Komisi c. Rapat Anggota, Musyawarah Anggota

Syarat-syarat Sidang/Rapat yang baik

Suasana rapat terbuka. Setiap peserta harus berbicara secara obyektif, jujur dan tanpa prasangka. Dengan suasan ini akan membangkitkan rasa persahabatan, kerjasama yang baik diantara anggota. Rapat berjalan lues, tidak kaku dan memberikan dorongan kepada seluruh peserta untuk berpartisipasi lebih aktif.

Tiap peserta berpartisipasi aktif. Rapat dapat dikatakan hidup apabila peserta mau ikut ambil bagian dalam setiap pemecahan persoalan.

Selalu mendapat bimbingan dan arahan dari pimpinan sidang

Hindari perdebatan. Perdebatan yang berkepanjangan akan menjadikan suasana rapat panas, tegang, dan kaku serta tidak akan menguntungkan bagi peserta, pimpinan dan tujuan rapat.

Pertanyaan yang diajukan singkat dan jelas serta tidak bertele-tele.

Hindari terjadinya monopoli. Pembicaraan dalam rapat atau sidang tidak boleh dimonopoli oleh seorang peserta rapat apalagi oleh pimpinan rapat.

Macam-macam Sidang Dalam MUSYANG IKARUS

Sidang pleno: suatu persidangan yang melibatkan seluruh peserta siding yang tertulis dalam manual acara kegiatan MUSYANG. Contoh pembacaan TARTIB, pemilhan dan pengesahan Presidium Tetap, penyampaian, pembahasan, dan pengesahan LPJ pengurus. Pembahasan dan pengesahan hasil sidang komisi. Pemilihan dan pengesahan ketua umum dan team formatur.

Sidang komisi: suatu persidangan yang hanya melbatkan suatu kelompok yang ditentukan oleh dewan presidium.

Kiat-kiat Memimpin Sidang

Berperan sebagai penengah

Tidak boleh berpihak

Hindari komunikasi dua arah

Mengatur dan mengarahkan peserta

Jangan menyebutkan nama

Berani menghentikan pembicaraan yang bertee-tee.

Mengginatkan peserta yang memonopoli pembicaraan.

Peran dan Fungsi Pimpinan Sidang

Memegang kendali sidang

Membuka sidang, menscorsing dan menutup sidang secara resmi. Para peserta sidang tidak boleh berbicara tanpa melalui pimpinan sidang. Ketenangan dan kelancaran sidang menjadi tanggung jawab pimpinan sidang.

Menentukan lamanya waktu berbicara bagi peserta.

Peserta yang mau berbicara diberikan menurut orang yang mengangkat tangan terlebih dahulu danseterusnya. Pimpinan sidang berhak mengatur sesuai dengan pendapat pro dan kontra untuk menjadikan diskusi lebih efektif.

Harus mampu mengawali suatu pembahasan yang sedang dilakukan. Pembicaraan yang menyimpang harus diperingati. Apabila tidak diperhatikan, maka pimpinan sidang boleh menghentikan pembicaraan.

Apabila terjadi perbatan yang hebat, pimpinan dapat menghentikannya. Tidak semua orang yang mengangkat tangan diberikan kesempatan untuk bicara. Oleh karena itu harus disepakati dulu kapan sidang harus dimulai dan ditutup.

Dalam menciptakan suasana sidang yang baik, hendaknya memperhatikan hal-hal berikut ini: sadar bahwa berperan sebagai penengah, adil dan obyektif kepada seluruh peserta (tidak berpihak), mengarahkan perhatian kepada seluruh peserta bukan hanya kepada beberapa orang saja, hal-hal yang esensisial dalam rapat harus diingat dalam sidang. Hasil sidang harus dicatat dengan jelas.

Teknis Pengetukan Palu Sidang, hanya contoh.

Satu kali ketukan untuk pengesahan Ayat.

Dua kali ketukan untuk pengesahan Pasal.

Tiga kali ketukan untuk pengesahan Bab.

Empat kali ketukan untuk membuka, menscorsing, dan menutup sidang.

Ketukan tidak beraturan untuk mengkondisikan peserta sidang.

Tipe Pimpinan Sidang (Rapat)

Otoriter. (sok kuasa dan sok tau). Para anggota tidak diberi kesempatan untuk memberikan pandangan atau pendapat bahkan saran-saran.

Liberal. Pemimpin menyerahkan segal segala sesuatuatunya kepada anggota. Bersifat pasif, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif apapun.

Demokratis. Sifatnya terbuka, memberikan kesempatan kepada para anggota untuk berperan aktif. Berperan sebagai pembimbing dari segala keputusan yang diambil berdasarkan hasil musyawarah.

Tipe Peserta Sidang

Disamping dipengaruhi oleh peran pimpinan siang, persidangan juga dipengaruhi oleh peserta sidangnya. Diantara tipe peserta sidang adalah:

Pemersatu. (juru damai). Ciri-cirinya: berjiwa besar, penuh pengertian, sabar, toleransi.

Perantar. (mediator antara kelompok atau dengan kelompok lain) orang seperti ini biasanya pandai bergaul, berwibawa, dapat dipercaya, penampilannya meyakinkan.

Pendengar. (kurang berpartisipasi aktif). Biasanya pendiam dengan berbagai faktor diantaranya: kurang pengalaman, pemalu, kurang pengetahuan, kurang percaya diri, kurang bergaul dan sebagainya.

Motifator. (pandai membaca situasi)

Inisiator. (punya kreativitas yang tinggi

Penyerang. Banyak bersikap menantang dan berlawanan terhadsap setiap permasalahan yang dibicarakan. Dapat memancing perdebatan yang berkepanjangan apabila pimpinan sidan tidak tanggap dalam bersikap dan mengambil keputusan dalam mengarahkan sidang.

Bertanya Dalam Sidang/Rapat?

Pertanyaan umum. Diajukan pada suatu kelompok atau secara keseluruhan. Degan tujuan agar semuanya berfikir untuk mencarikan solusi dari persoalan tersebut.

Pertanyaan yang diarahkan kembali. Pertanyaan yang diajukan pleh peserta sebaiknya tidak dijawab sendiri oleh pimpinan sidang tetapi dikembalikan kepada peserta sidang. Degan tujuan memotivasi peserta untuk lebih aktif dan menghindari dialog langsung antara pimpinan sidang dan paserta sidang/rapat.

Pertanyaan factual. Bertujuan untuk mendapatkan fakta atau keterangan lain.

Pertanyaan Retoris. Yaitu pertanyaan yang tidak membutuhkan sebuah jawaban.

Pick Up Question. Bertujuan untuk mengungkapkan kembali suatu pendapat yang pernah dikemukakan oleh salah seorang peserta. Maksudnya untukmemberikan penghargaan terhadap suatu pendapat sehingga akan memberikan motivasi kepada peserta lain untuk memberikan pendapatnya.

Leading Quetion. Suatu pertanyaan yang jawabannya sudah terdapat dalam pertanyaan itu sendiri.

Beberapa istilah penting :

Interupsi: penyanggahan (sanggahan) atau penyelaan. Di dalam siding biasanya dijadikan cara untuk menyanggah atau menyala yang kontaradiktif.

Norulen: catatan laporan pendek tentang pembicaraan dalam rapat. Petuganya disebut notulis.

Konsideran: keterangan pendahuluan (sebagai dasar keputusan)